Sebelum bergegas melakukan perencanaan pengelolaan, penting bagi kita untuk mengajukan beberapa pertanyaan sederhana agar kita yakin bahwa kita siap membuat perencanaan. Jika memang kita sudah siap, sangat penting untuk menyiapkan berbagai hal semuanya. Kita harus dapat meluangkan sedikit waktu untuk menyiapkan diri dan menyepakati beberapa hal penting dalam proses perencanaan sebelum kita mulai bekerja.  Persiapan diri ini akan membantu mewujudkan proses yang berjalan mulus. Membuat jadwaluntuk proses perencanaan merupakan gagasan bagus dan dapat kita ikuti seiring proses persiapan perencanaan berlangsung.  Dalam jadwal tersebut penting untuk menetapkan tanggal-tanggal target penyelesaian rencana dan tahapan-tahapan proses. Beberapa proses perencanaan pengelolaan mungkin akan memakan waktu bertahun-tahun. Meskipun tidak memiliki konotasi negatif, sebagian besar praktisi merekomendasikan agar proses tersebut dapat diselesaikan lebih cepat agar tim perencanaan dan para pemangku kepentingan tidak kehilangan minat atau momentum. Jika mungkin, usahakan menyelesaikan rencana dalam waktu kurang dari satu tahun. Persiapan yang baik sebelum dimulai, proses perencanaan akan sangat mungkin berjalan sesuai dengan jadwal yang dibuat.

Ada 3 langkah yang sangat membantu buat memastikan kita menjadi siap buat menciptakan planning dan mengatur planning menggunakan efektif. Langkah-langkah tersebut adalah:

1)      Menilai apakah kita telah siap untuk membuat rencana

2)      Menyiapkan pembuatan rencana

3)      Menyiapkanjadwal perencanaan

Tidak terdapat satupun formula ajaib yang dapat menentukan kesiapan kita. Tetapi terdapat beberapa hal mendasar yang harus dipertimbangkan sebelum memulai proses perencanaan pengelolaan. Akan sangat baik jika kita meluangkan waktu sejenak buat mengidentifikasi dan berhubungan dengan berbagai pemangku kepentingan supaya mereka juga siap terlibat dalam proses perencanaan. Kita jua dapat melakukan beberapa perkiraan atau proyeksi terhadap proses perencanaan buat memastikan bahwa kita akan memiliki cukup saat, sumberdaya, & kewenangan buat menyusun planning.

Di bawah ini merupakan beberapa pertanyaan yang dirancang buat menilai kesiapan pada membuat planning pengelolaan KKP. Kita dapat meninjau dan menjawab pertanyaan-pertanyaan tersebut menggunakan grup inti yang akan mengawali & melaksanakan proses perencanaan pengelolaan.

Mengapa Anda pikir ketika ini adalah ketika yang sempurna buat menciptakan sebuah planning pengelolaan?

Ajukan pertanyaan ini dahulu kemudian lanjutkan buat membahas pertanyaan lainnya. Di akhir pertanyaan-pertanyaan ini, tanyakan lagi kepada diri Anda sendiri apakah Anda benar-benar siap memulai proses perencanaan pengelolaan.

Apakah Anda sudah melakukan pengenalan atau penjangkauan KKP kepada para pemangku kepentingan kunci?

Mungkin diharapkan saat berbulan-bulan atau bertahun-tahun buat dapat melakukan sosialisasi KKP atau penjangkauan dasar yg dibutuhkan guna melibatkan pemangku kepentingan kunci pada proses perencanaan pengelolaan KKP. Biasanya sejumlah penduduk lokal akan sangat termotivasi buat mengikuti proyek berskala seperti ini, namun sangat penting untuk menjangkau gerombolan pemangku kepentingan lainnya untuk dapat memahami apa yang menjadi perhatian mereka dan jua melibatkan mereka pada proses perencanaan.

Adakah dukungan buat membentukKKP menurut pemangku kepentingan kunci atau apakah Anda perlu melakukan penjangkauan lebih luas lagi?

Sebelum Anda maju buat membuat rencana pengelolaan, Anda wajib yakin bahwa grup intipemangku kepentinganyang kuat sudah tahu maksud pembentukan KKP dan memiliki kesempatan buat membicarakan dukungan atau masukannya. Tanpa dukungan ini, proses pembentukan KKP nir akan berkiprah maju atau mungkin saja akan terdapat orang yg sengaja merusaknya.

Sudahkan Anda melakukan pendidikan dasar bagi pemangku kepentinganmengenai ekologi laut, konsep pemanfaatan danpembatasan yg akan diterapkanKKP?

Pemangku kepentinganperlu memahami dasar-dasar ekologi laut & manfaatnya demikian jua dengan keterbatasan KKP. Ada banyak contoh di berbagai tempat pada mana para praktisi sudah menentukan lokasi KKP tanpa menggunakan informasi ekologi yang relatif sebagai akibatnya tempat nir menaruh manfaat misalnya yg diinginkan.

Apakah Anda memiliki cukup warta dasar mengenai lokasi tersebut?

Sudahkah Anda melakukan survei dasar terhadap lokasi tadi? Apakah Anda telah mengidentifikasi sumberdaya target buat dilindungi (biofisik, sosial, sejarah, & ekonomis)? Apakah Anda telah mengetahui siapa saja para pemangku kepentingan kunci dan siapa yg mempunyai kewenangan buat mengelola lokasi tadi? Semua warta ini sangat penting buat perencanaan.

Apakah Anda mempunyai wewenang buat menyusun rencana pengelolaan yg fungsional?

Kewenangan untuk menyusun rencana pengelolaan penting untuk dimiliki sebelum memulai proses perencanaan. Dalam beberapa kasus, mungkin tidak dibutuhkan sistem formal tentang siapa yang berwenang dalam perencanaan pengelolaan, bahkan  masyarakat setempat mungkin akan mengembangkan rencana tersebut demi keperluan mereka sendiri.  Namun dalam kasus demikian pun, Anda tetap harus mengungkapkan siapa yang berwenang menyiapkan rencana tersebut.

Bisakah para pemangku kepentingan mencurahkan relatif waktu buat menyusun rencana pengelolaan?

Penting bagi grup pemangku kepentingan kunci buat mempunyai relatif waktu selama dua belas bulan, bahkan lebih, buat menyusun planning. Kami merekomendasikan enam sampai 2 belas bulan untuk mengembangkan rencana tersebut lantaran apabila waktunya lebih lama lagi, orang mungkin akan kehilangan minat pada proses tadi.

Apakah Anda memiliki staf atau mitra yang bisa memfasilitasi proses penyusunan planning pengelolaan?

Memiliki pendamping atau faslitator yang netral dalam proses perencanaan pengelolaan akan amat sangat membantu. Untuk beberapa hal, dia wajib berpengalaman dalam acara KKP atau proses perencanaan pengelolaan. Pemimpin masyarakat lokal mungkin akan membantu mengadakan pertemuan, tetapi mereka nir bisa ditunjuk buat memfasilitasi pertemuan karena hal ini akan menghalangi hadirin lain buat berpartisipasi secara bebas dalam diskusi.

Apakah Anda mempunyai relatif saat buat melakukan perencanaan dan kemudian melakukansejumlah aktivitas lapangan?

Ketika Anda melaksanakan proses perencanaan pengelolaan, kegiatan lain yg akan membantu mengganti situasi pada lapangan sangat diharapkan. Kegiatan ini termasuk program pendidikan warga dan penjangkauan, penegakan aturan, pemantauan hayati, & aktivitas lainnya.

Apakah Anda siap memulai perencanaan pengelolaan atau Anda perlu persiapan lebih jauh?

Berdasarkan jawaban Anda terhadap pertanyaan-pertanyaan pada atas, Anda wajib bertanya pulang dalam diri sendiri apakah Anda siap memulai proses perencanaan pengelolaan atau wajib melakukan beberapa hal tambahan sebelum memulai proses perencanaan pengelolaan.

1.2.2       Menyiapkan diri untuk membuat rencana

Jika Anda telah siap memulai proses perencanaan pengelolaan, hal pertama yang harus Anda lakukan adalah menyiapkan segala sesuatu yang diperlukan.  Bersama dengan tim inti atau tim perencanaan yang akan dilibatkan dalam proses perencanaan pengelolaan, silhakan ikuti langkah-langkah berikut:

Menyepakati secara jelas mengapa ketika ini Anda ingin menciptakan rencana pengelolaan.

Anda wajib menyatakan alasan yg sebenarnya tentang mengapa Anda ingin menciptakan planning pengelolaan pada orang-orang yang terlibat di pada tim inti. Harus terdapat konvensi atas topik tersebut sebelum Anda melangkah lebih lanjut. Dalam proses selanjutnya, Anda wajib dapat mengemukakan alasan perlunya menciptakan planning pengelolaan dihadapan warga , pemangku kepentingan, dan para mitra, misalnya instansi pemerintah terkait dan mitra non-profit.

Mengidentifikasi tim perencanaan & individu atau organisasi terdepan.

Anggota tim perencanaan (dan atau organisasi yang mereka wakili) harus mempunyai kewenangan yg memadai buat melakukan proses perencanaan, memiliki ketika dan sumberdaya yg memadai buat memimpin & menindak-lanjuti proses.

Sebagai tambahan, tim perencana wajib mempunyai karakteristik-ciri sebagai berikut:

(1)   memiliki ketertarikan dalam bidang perencanaan,

(2)   memiliki pengetahuan dalam bidang tersebut,

(3)   memiliki kewenangan yang diperlukan untuk melakukan perencanaan,

(4)   waktu berlebih untuk dicurahkan dalam proses perencanaan pengelolaan,

(5)   komitmen tinggi terhadap proses perencanaan.

Kapasitas tim perencana akan sangat ditentukan oleh kapasitas individu yang bergabung di dalam tim perencana tersebut.  Oleh karena itu akan sangat membantu jika para anggota tim inti ini memiliki keterampilan yang berbeda-beda. Misalnya, beberapa anggota memiliki latar belakang pengetahuan biologi, sementara yang lainnya adalah praktisi budaya dan sisanya pernah mendapatkan pelatihan ekonomi. Kebutuhan akan kemampuan beragam ini akan dapat ditentukan berdasarkan kasus per kasus. Namun, makin beragam anggota tim, makin banyak pengetahuan yang dapat mereka bawa ke dalam proses. Tergantung seberapa rumit lokasi yang Anda tangani, Anda akan mempertimbangkan keterlibatkan individu dari berbagai kelompok pemangku kepentingan yang berbeda. Setidaknya harus ada satu anggota tim yang berpengalaman mengenai perencanaan pengelolaan atau memanfaatkan tenaga dari luar tim untuk membantu merancang dan melaksanakan proses.

Terakhir, identifikasi satu orang atau satu grup kecil yg akan menjadi ketua atau pemimpin proses perencanaan. Peranan ini amat sangat krusial.

Identifikasi menggunakan jelas maksud KKP dan pastikan hal ini bisa dipahami sang seluruh orang yg terlibat.

Cakupan dari maksud pendirian KKPsebaiknya sudah diatur dalam peraturan perundang-undangan atau kesepakatan formal lain yang menetapkan wilayah tersebut sebagai KKP. Namun, penting untuk memeriksa ulang maksud pendirian KKPyang sesunguhnya terkait dengan keadaan lokasi KKP.  Kajian ulang ini akan membantu kita dalam menetapkan tahapan rencana.  Jika cakupan maksud pendirian KKP belum diungkapkan atau kebutuhannya tidak disesuaikan, maka cakupan ini harus ditetapkan sebelum perencanaan dimulai. Anda juga harus mengkomunikasikan maksud pendirian KKP tersebut kepada pemangku kepentingan utama sebelum memulai proses perencanaan pengelolaan.

Tentukan siapa saja khalayak atau pihak-pihakyang akan menggunakan planning.

Rencana pengelolaan dipersiapkan terutama buat kegunaan rutin para manajerKKP. Tetapi, anggota rakyat, pemerintah, kalangan pengusaha, dan masyarakat juga merupakan pengguna penting dari rencana yang akan dibentuk. Dalam beberapa situasi, pemilik istiadat, pejabat pemerintahan lokal, dan pengusaha juga mampu menjadi pengguna kunci. Cara berkomunikasi menggunakan merekaharus mencerminkan bahwa gerombolan pengguna adalah pihak yg paling krusial.

Membuat penjelasan dan kesepakatan tentang prosedur buat persetujuan final planning pengelolaan.

Apabila persetujuan pihak eksternal (misalnya badan penyandang dana, dewan penasehat, dan departemen di pemerintahan) diperlukan, prosedur yang wajib diikuti pada mencapai persetujuan tersebutharus dikemukakan di awal. Pihak-pihak tersebut juga wajib menyepakati rapikan ketika penyerahan planning pengelolaan akhir buat mendapat persetujuan.

Mengumpulkan fakta penting.

Sangat penting untuk mengumpulkan informasi kunci sebelum Anda melangkah melakukan proses perencanaan.  Informasi penting tersebut biasanya mencakup sumber daya ekologi dan kondisi umumnya, sumber daya budaya dan kondisi umumnya, karakteristik fisik, karakteristik kunci lingkungan sosial-ekonomi, penggunaan lahan daratan dan ruang laut, ancaman terhadap wilayah, infrastruktur atau fasilitas publik, karakteristik pengguna sumberdaya alam dan dampaknya terhadap wilayah tersebut. Dengan berbagai informasi yang dikumpulkan sebelumnya maka proses perencanaan pengelolaan akan lebih mudah difasilitasi. Anda mungkin akan memasukkan berbagai pengumpulan data dan kegiatan penelitian yang lebih terperinci sebagai kegiatan yang direkomendasikan dalam rangka penyusnan rencana pengelolaan KKP.

Mengidentifikasi langkah-langkah yg wajib diikuti selamaproses perencanaan, rangkaian kegiatan, & metode yg dipakai.

Harap diperhatikan: Anda akan menyusun jadwal perencanaan secara rinci pada langkah ketiga.

Banyak sekali organisasi memiliki panduan sendiri tentang proses penyusunan rencana pengelolaan.  Jika tidak, Anda dapat merancang sendiri sebuah pendekatan terbaik bagi KKP Anda sesuai dengan konteks pengelolaannya. Proses yang direkomendasikan dalam pelatihan ini harus disesuaikan dengan situasi dan kebutuhan lokal.

1.2.3       Membuat jadwal perencanaan

Perencanaan pengelolaan akan memakan waktu usang, terutama apabila perencana tidak memulainya dengan penjadwalan yg realistis untuk proses perencanaannya, dan nir berkomitmen mengikuti jadwal tadi. Sangat penting untuk menyediakan ketika yg cukup agar para pemangku kepentingan dapat terlibat dan berkonsultasi menggunakan baik, tetapi krusial juga diperhatikan agar proses planning pengelolaan tidak memakan waktu terlalu lama sebagai akibatnya para peserta terlalu lelah sebelum semuanya terselesaikan.

Sangat penting bagi tim perencana menentuka tanggal penyelesaian planning tersebut, kemudian membuat rapikan waktu buat memastikan penyelesaian sinkron lepas sasaran. Tim ini tentu harus fleksibel dan bersedia melakukan penyesuaian buat hal-hal tak terduga yang terjadi selama proses berlangsung. Namun jika semua orang sepakat dalam jadwal & memutuskan tanggung jawabnya, tiap orang wajib melakukan yang terbaik buat patuh terhadap jadwal ini.

Kualitas apa yang menciptakan wilayah ini?Tidak misalnya daerah lainnya?Istimewa & unik untuk menerima pengelolaan spesifik?

Deskripsi tentang lokasi KKP sangat diperlukan namun tidak harus lengkapdisertai inventarisasi sumber daya maupun database karena kedua hal ini dapat ditambahkan sebagai lampiran-lampiran dari dokumen rencana pengelolaan.  Informasi tersebut dapat diperoleh selama proses perencanaan, seperti tercantum dalam:

(1)   Kerangka kerja hukum

(2)   Kewenangan pengelola

(3)   Identifikasi pemangku kepentingan

(4)   Karakterisasi lokasi

(5)   Target sumber daya

(6)   Ancaman terhadap pengelolaan sumber daya

Dalam konteks proses perencanaan dan tim perencana pengelolaan, membuat draft deskripsi atau karakteristik lokasi KKP adalah kegiatan yang baik untuk mengumpulkan informasi melalui proses perencanaan.  Dalam proses ini, informasi terkini dapat diperoleh dan sintesis informasi dapat dilakukan sebagai bahan untuk menyusun rencana pengelolaan.  Hasil dari kegiatan ini adalah informasi dasar yang diperlukan untuk membuat deskripsi lokasi yang akan dikelola.

2.         Tujuan Akhir Kawasan Konservasi Perairan

Tujuan akhir (visi)merupakan suatu pernyataan mengenai asa/angan-angan/harapan terhadap syarat yg akan dibangun atau diwujudkan berkaitan dengan tugas dan fungsi maupun pekerjaan suatu organisasi.

Biasanya proses perencanaan pengelolaan dimulai dengan membuat tujuan akhir kolektif tentang bagaimana KKP seharusnya di masa depan. Maksud dari tahapan pembuatan tujuan akhir dalam proses perencanaan ini adalah mengajak tim perencanasejak awal untuk memikirkan gambaran masa depan KKP  yang diinginkan.   Oleh karena itu, kita perlu membuat pernyataan tujuan akhir (vision statement). Pernyataan tujuan akhir harus mencerminkan hasil pikiran kolektif tim perencana tentang KKP di masa depan sebagai hasil dari implementasi  dari rencana pengelolaan yang efektif.

Pernyataan tujuan akhir adalah sebuah deskripsi ideal tentang hasil yang diinginkan yang harus memberikan inspirasi dan membantu menciptakan gambaran pikiran KKPpada saat 5 atau10 tahun ke depan. Pernyataan tujuan akhir terkadang rancu dengan pernyataan misi, tapi keduanya memiliki maksud yang saling melengkapi. Ingatlah bahwa pernyataan tujuan akhir ini tidak dimaksudkan sebagai sebagai sasaran “nyata” yang akan menjadi tolok ukur keberhasilan atau kegagalan.  Pengukuran keberhasilan atau kegagalan akan merujuk pada tujuan-tujuan akhir (goals) dan tujuan-tujuan antara (objectives), yang akan dibahas dalam bagian lain.  Sebaliknya, pernyataan tujuan akhir ini akan membuka mata tim perencana tentang apa saja yang mungkin dicapai.

Membuat orang tahu apa yg dilakukan KKP Anda (nilai tambah yg dihasilkannya jika satu daerah ditunjuk menjadi lokasi KKP). Pernyataan misi ini menggambarkan tujuan fundamental KKP Anda & mengapa KKP tersebut terdapat. Sebuah misi berlangsung sepanjang hayati KKP dan nir mempunyai rapikan ketika. Pernyataan tujuan akhir terasa lebih mulia karena itu menjabarkan tujuan akhirKKP Anda di masa depan. Jadi, Anda mungkin akan bertanya mengapa kita tidak mulai menggunakan pernyataan misi pada proses perencanaan pengelolaan ini. Asumsinya merupakan, apabila Anda siap buat memulai proses perencanaan pengelolaan, pernyataan misi telah dikembangkan menjadi bagian penjelasan tujuan & kebutuhan buat penetapan KKP Anda.

Sumber:

PUSLATKP, 2014. MODUL A.033101.003.01 Melakukan Kegiatan Persiapan Awal Perencanaan pada  Pelatihan Perencanaan Pengelolaan Kawasan Konservasi Perairan (KKP). Pusat Pelatihan Kelautan dan Perikanan, Badan Pengembangan Sumber Daya Manusia Kelautan dan Perikanan,  Kementerian Kelautan dan Perikanan, Jakarta. Didownload dari http://kkji.kp3k.kkp.go.id/index.php/dokumen/modul-pelatihan.